What to do when the inspector comes to check you business / Çfarë të bëni kur vjen inspektori

Here is a shortened, “one‑pager” style version in Albanian first, then English.

Çfarë të bëni kur vjen inspektori (Shqipëri)

Bazuar në Ligjin nr. 99/2024 “Për Inspektimin në Republikën e Shqipërisë”.

1. Para inspektimit

• Mbani gjithmonë gati: NIPT, certifikatën e QKB, licencat/lejet, kontratat e punës, evidencat e pagave e sigurimeve, dokumentet tatimore, kontratat kryesore, certifikatat teknike dhe librin e ankesave.

• Caktoni një person përgjegjës (administrator/jurist/financier) që di ku janë dokumentet dhe komunikon me inspektorin.

2. Llojet kryesore të inspektimit

• I programuar (rutinë): sipas programit vjetor, me risk; zakonisht njoftim me shkrim të paktën 5 ditë pune para.

• Jashtë programit: për ankesa, aksidente, rrezik të menjëhershëm; mund të jetë pa njoftim.

• Kontroll përsëritës: për të verifikuar masat korrigjuese pas një inspektimi të mëparshëm.

3. Të drejtat kryesore të biznesit

Keni të drejtë të:

• kërkoni identifikimin dhe urdhrin e inspektimit;

• dini qëllimin dhe bazën ligjore të kontrollit;

• jeni i pranishëm ose i përfaqësuar gjatë kontrollit;

• merrni kopje të procesverbalit dhe çdo urdhri/gjobë;

• mos nënshkruani një procesverbal që nuk e kuptoni ose nuk pajtoheni (shkruani vërejtjet tuaja);

• bëni ankesë brenda 30 ditëve kundër gjetjeve ose vendimeve.

Nuk keni të drejtë të pengoni inspektorin, të fshihni apo falsifikoni dokumente, ose të ofroni ryshfet.

4. Gjatë inspektimit – veprimet praktike

• Verifikoni ID-në dhe urdhrin e inspektorit; bëni një foto/kopje për arkiv.

• Shoqërojeni gjatë gjithë kohës, mos e lini vetëm në ambiente.

• Jepni dokumentet e kërkuara, por shënoni gjithçka: çfarë kërkoi, çfarë mori, çfarë fotografoi.

• Lexoni me kujdes procesverbalin; nëse ka pasaktësi, kërkoni korrigjim ose shtoni shënimin tuaj para se të nënshkruani.

5. Pas inspektimit

• Ruani procesverbalin dhe urdhrin në dosje.

• Nëse ka gjetje: bashkë me juristin/kontabilistin vendosni nëse do të korrigjoni menjëherë apo do të ankoheni.

• Afati standard për ankesë administratore është 30 ditë nga data e procesverbalit/vendimit.

6. Kur të reagoni menjëherë

• Nëse kërkohen para ose favore: refuzoni, regjistroni sa mundeni dhe raportoni te organet përkatëse (Inspektoriati i Përgjithshëm, Policia, SPAK).

• Nëse merren dokumente shumë konfidenciale: kërkoni procesverbal të detajuar, njoftoni menjëherë avokatin.

What to do when an inspector visits (UK)

Covers HSE, Trading Standards, HMRC, Local Authority inspections (2026 practice).

1. Before any visit

• Keep ready and organised: incorporation/Companies House details, insurance certificates, health & safety policy and risk assessments, fire risk assessment, training records, employee files and right‑to‑work checks, wage and tax records (PAYE/VAT), product safety and compliance documents, licences (alcohol, food, waste, sector‑specific).

• Appoint a responsible person (manager/compliance/H&S lead) to receive inspectors, find documents, and liaise with advisers.

2. Main types of inspection

• Routine/programmed: risk‑based visits as part of regular enforcement plans; Trading Standards usually gives at least 2 working days’ written notice, HSE may be announced or unannounced.

• Complaint/incident‑led: following complaints, accidents, or serious risks; commonly unannounced.

• Follow‑up: to check compliance with previous notices.

• Warrant‑based: for private premises or where entry has been refused; allows entry with police.

3. Your key rights

You may:

• ask for and note the inspector’s ID and organisation;

• ask why they are visiting, what law they are enforcing and the scope;

• accompany them around the premises;

• take your own notes and photos;

• get written confirmation of findings and any actions required;

• refuse to sign anything you don’t understand or agree with (or sign “for receipt only” and add your comments);

• appeal formal enforcement notices within the statutory deadline (typically 21 days for HSE/LA notices).

You must not obstruct inspectors, lie, hide/destroy records, or offer any inducement.

4. During the inspection

• Start by checking ID and clarifying: purpose of visit, legal powers, areas/documents required.

• Ensure the inspector is always accompanied and keep a simple log of time, people present, places visited, documents and items taken.

• Answer honestly but briefly; if unsure, say you will confirm later or need legal advice.

• If given a notice or form on the spot, read it fully; add written reservations if needed rather than refusing to sign blindly.

5. After the inspection

• File all correspondence and notes in a compliance folder.

• If you receive informal advice only, fix issues promptly and record what you changed.

• If you receive a formal notice (Improvement, Prohibition, TS or HMRC decision):

  • note deadlines and conditions;

  • consult your solicitor or adviser quickly;

  • decide whether to appeal (usually within 21 days for HSE/LA; 30 days for many HMRC decisions) or to comply and evidence the remedial steps.

6. When to escalate

• If an inspector appears to demand cash, a favour, or behaves inappropriately: refuse, record details, and complain to their organisation and, if necessary, the police/Action Fraud.

• If you believe enforcement is clearly unfair or excessive: seek legal advice, use the formal appeal route, and consider a written complaint and support from your Chamber/trade body.